Come funziona la fattura elettronica per i forfettari nel 2026: SDI, diciture obbligatorie, bollo virtuale, software gratuiti e a pagamento, esempi pratici per ogni tipo di cliente.
Dal 1° gennaio 2024, la fattura elettronica è obbligatoria per tutti i soggetti in regime forfettario, senza eccezioni. Niente più fatture cartacee o PDF inviati via email: ogni fattura deve transitare attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. Ecco tutto quello che devi sapere per farlo correttamente.
Il Sistema di Interscambio (SDI) è la piattaforma dell'Agenzia delle Entrate che riceve, controlla e recapita le fatture elettroniche. Ogni fattura deve essere in formato XML strutturato e inviata tramite SDI — non puoi inviare PDF o fatture cartacee come documento fiscale principale.
Sanzioni per chi non usa la fattura elettronica
Emettere una fattura cartacea o un PDF invece della fattura elettronica SDI equivale a non aver emesso la fattura. Sanzione: dal 5% al 10% dei corrispettivi non documentati (minimo €500). Non è un'area grigia — l'obbligo è definitivo dal 2024.
Ogni fattura di un soggetto forfettario deve contenere alcune diciture specifiche, diverse da quelle di una fattura ordinaria con IVA. Mancarne una può generare problemi in fase di controllo.
Esempio di fattura forfettaria completa
FATTURA N. 001/2026 Data: 15/03/2026 Fornitore: Mario Rossi, P.IVA 12345678901 Cliente: Azienda Srl, P.IVA 98765432100 Descrizione: Consulenza professionale — marzo 2026 Imponibile: €2.000,00 IVA: Non applicabile Totale: €2.000,00 'Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 — Regime Forfettario. Non soggetto a ritenuta d'acconto ai sensi dell'art. 1, co. 67, L. 190/2014.'
Le fatture emesse verso clienti privati (persone fisiche senza partita IVA) di importo superiore a €77,47 sono soggette all'imposta di bollo di €2. Nel regime digitale, il bollo si paga in modo virtuale — non si incolla nessun francobollo.
Il software lo gestisce in automatico
Tutti i software di fatturazione per forfettari (OpenIVA, Fatture in Cloud, Aruba, ecc.) applicano automaticamente il bollo quando necessario e ti ricordano le scadenze trimestrali. Non devi calcolarlo manualmente.
Le regole cambiano a seconda che il cliente estero abbia o meno una partita IVA estera e che si trovi all'interno o fuori dall'Unione Europea.
Iscrizione al VIES
Se fatturi a soggetti con partita IVA UE (es. un'azienda tedesca o francese), devi iscriverti al VIES (VAT Information Exchange System). Si fa gratuitamente sul sito dell'Agenzia delle Entrate — area 'VIES — Dichiarazione di volontà'.
| Tipo cliente | Dove | Come fatturare | Obbligo VIES |
|---|---|---|---|
| Privato (senza P.IVA) | UE o extra-UE | Fattura SDI senza IVA + dicitura forfettaria | No |
| Azienda (con P.IVA UE) | Unione Europea | Fattura SDI senza IVA + 'inversione contabile' art. 7-ter | Sì — iscriviti al VIES |
| Azienda (extra-UE) | Fuori UE | Fattura SDI senza IVA + dicitura forfettaria | No |
Puoi emettere fatture elettroniche con diversi strumenti, da quelli gratuiti a quelli professionali. La scelta dipende dal volume di fatture e da quanto automazione vuoi.
Perché OpenIVA
OpenIVA è progettato specificamente per il regime forfettario: oltre alla fatturazione elettronica, calcola automaticamente imposta sostitutiva e contributi INPS, mostra il progressivo di fatturato rispetto alla soglia €85.000 e gestisce le scadenze fiscali. Non è solo un software di fatturazione — è una piattaforma di gestione completa per forfettari.
| Strumento | Costo | Per chi |
|---|---|---|
| Portale Fatture e Corrispettivi (AdE) | Gratuito | Chi emette poche fatture e non ha bisogno di automazione |
| OpenIVA | Abbonamento annuale | Forfettari che vogliono fattura + gestione automatica imposte e scadenze |
| Fatture in Cloud (Teamsystem) | Da €8/mese | Chi vuole un gestionale completo |
| Aruba Fatturazione | Da €25/anno | Chi vuole soluzione economica e affidabile |
| Fiscozen | Abbonamento annuale | Chi vuole P.IVA + commercialista incluso |
Il PDF non ha valore fiscale come documento principale — è solo una 'copia di cortesia'. La fattura fiscalmente valida è quella XML inviata tramite SDI. Puoi inviare al cliente anche un PDF per sua comodità (molti software lo generano automaticamente insieme all'invio SDI), ma non è il documento ufficiale. La conservazione legale deve avvenire sul file XML originale.
Per i clienti privati (persone fisiche senza partita IVA) che non hanno un codice SDI o PEC, inserisci il codice convenzionale '0000000' (sette zeri) nel campo Codice Destinatario. La fattura verrà comunque recapitata dall'SDI e sarà disponibile nel cassetto fiscale del cliente (se il suo codice fiscale è corretto). Puoi poi inviargli la copia PDF per cortesia.
Devi emettere la fattura entro 12 giorni dall'effettuazione dell'operazione (momento in cui il servizio viene erogato o il bene consegnato). Per le prestazioni di servizi, il momento rilevante è generalmente l'incasso del corrispettivo. Se ricevi un acconto, devi emettere fattura entro 12 giorni dall'incasso dell'acconto. Non è necessario aspettare la fine del mese.
Non si può modificare una fattura elettronica già inviata e accettata dall'SDI. Per correggere un errore devi emettere una nota di credito (fattura storno) che annulla la fattura originale, poi — se necessario — emetti una nuova fattura corretta. Anche le note di credito transitano tramite SDI nello stesso modo delle fatture ordinarie.
Il portale 'Fatture e Corrispettivi' dell'Agenzia delle Entrate è gratuito e tecnicamente sufficiente per emettere fatture elettroniche. È consigliato se emetti poche fatture (fino a 10-15 all'anno) e non hai bisogno di automazione. I software a pagamento aggiungono: importazione automatica delle fatture ricevute, calcolo automatico di imposte e contributi, reminder scadenze, gestione del bollo, integrazione con il conto corrente. Per un professionista con fatturato crescente, il tempo risparmiato giustifica il costo del software.
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